A hivatali és képviselőtestületi csoportmunka és dokumentumkezelés egységesített megvalósításával azonos kommunikációs platformra hozhatók a hivatal, a testület és az intézmények közötti komplex kommunikációs, végrehajtási és kontroll folyamatok.
Leírás:
A hivatali és képviselőtestületi csoportmunka és dokumentumkezelés egységesített megvalósításával azonos kommunikációs platformra hozhatók a hivatal, a testület és az intézmények közötti komplex kommunikációs, végrehajtási és kontroll folyamatok.
Az e-közgyűlési rendszer célja az önkormányzat rendeletalkotási és határozathozatali feladatainak követése, támogatása. A rendszer végigköveti a közgyűlési folyamatokat, az elsődlegesen megfogalmazott előterjesztési szövegek létrejöttétől, ezek szakmai és jogi fórumokon történő bírálatán és módosításán, a bizottsági üléseken történő tárgyalásokon és véleményalkotáson keresztül, egészen a közgyűlési döntéshozatalig s az így létrejövő joganyag végleges formában való rögzítéséig. A feladatok, egyetlen, az előkészítéstől a végrehajtásig tartó, összetett lépésekből álló folyamattal modellezhetők. A kapcsolódó tevékenységek ilyen folyamat centrikus leképezése és az ismétlődő feladatsorok zárt rendszerbe szervezése révén teljes folyamatvezérlés valósítható meg.
A modern csoportmunka eszköz használatával segíthető az egyes közigazgatási egységeken belül tevékenykedő munkatársak, szereplők együttműködése, kapcsolattartása is. Ez a következő megvalósítási szinteket jelenti:
- Általános irodai csoportmunka támogatás
- Levelezés
- Közös feladatlista, naptár és szervező használat
- Települési szintű csoportmunka támogatás
- Polgármesteri hivatal belső munkájának támogatása
- A hivatalon belüli feladatkiadás adminisztrálása
- Képviselőtestületi munka támogatására
- A hivatal és az önkormányzati intézményrendszer együttműködésének támogatására
- Kistérségi szintű csoportmunka támogatás
- Kistérségi tanácsülési munka támogatása
- Kistérségi projektmunka támogatása
- Kistérségi intézményközi kommunikáció támogatása
Új funkciók:
- eszközökben támogatott dokumentum menedzsment
- dokumentumok verziókövetése
- dokumentumok ellenőrzött publikálása
Előnyök:
A megoldás komoly támogatást jelent a képviselő testület, önkormányzati állandó, vagy ad hoc bizottságok munkájának támogatásában, az előterjesztés megalkotásától, a véleményeztetésen, hozzászólások követésén, változatok nyilvántartásán, a kapcsolódó feladatok követésén, vagy az ülések napirendjének megalkotásán keresztül a határozathozatalig.
